Elegir un software que te facilite la vida en tu empresa es casi tan importante como elegir un socio, porque básicamente eso es lo que será: un poderoso aliado.
Si contratas un programa que no cubra todas tus necesidades terminarás no solo fracasando en tus proyectos si no pagando más de lo que tenías pensado.
Por eso, debes tomar la decisión con mucho cuidado y pensar no solo en lograr tus objetivos comerciales a tiempo y dentro del presupuesto, si no también en construir una infraestructura que puedas aprovechar para varios proyectos.
Arma un war room
Antes de elegir un software debes hacer prácticamente un war room en el que estén involucrados todos los que participan en las decisiones importantes de tu empresa, porque créeme: esta es una decisión importante.
Una vez que se reúnan y definan qué es lo que su software debe tener comenzará la parte más complicada: elegirlo correctamente.
Porque sabes que todos los proveedores te dirán lo que quieres escuchar. Si les dices que tu empresa necesita que el sistema debe asignar tareas automáticamente, casi todos los proveedores te dirán que no hay problema.
Por eso, tus preguntas deben ser bien concretas. Solicita soluciones para casos específicos.
Recuerda, el diablo está en los detalles.
Por ejemplo, puedes preguntar cosas súper concretas como ¿Puede el sistema automatizar estos procesos específicos? ¿Cuánto costará la solución, incluyendo cualquier servicio de implementación, capacitación, y honorarios de consultoría, durante los próximos cinco años? ¿Cuánto tiempo llevará implementar completamente sistema? ¿Podemos probar el sistema antes de comprar? ¿Qué tipo de experiencia en tecnología de la información es necesaria para mantener o cambiar el sistema?
Esas son preguntas que van directo al grano. Son cuestionamientos que el proveedor no podrá eludir y que te permitirán saber si ese software que te vende es el que necesitas.
Lo ideal es que con esas preguntas al final tengas una ronda de solo tres potenciales proveedores… e investígalos.
Sé un detective
Un buen lugar para saber cómo le ha ido a otras empresas con esos softwares es monitorear lo que escriben editoriales de análisis como PC MAG, Forrester, Gartner o Spend Matters, que son de las más importantes en el mundo. Eso te ayudará un buen.
Otra opción es revisar los casos de éxito en el sitio Web del proveedor. Si es tan bueno, querrá presumirlo.
Una vez que ya hayas decidido cuál será tu proveedor, ten en cuenta algo bien importante antes de firmar cualquier cosa.
¿Cuánto te costará?
Y no solo el primer año, si no cuál es el costo real durante la vida del sistema.
Por que el proveedor podrá venderte una ganga, pero si al final te gastarás un dineral en costos continuos de consultoría, soporte o actualizaciones, todos el supuesto ahorro se te irá a la basura.
Ahí es donde vuelves a preguntar si el sistema pueda ser configurado por tu propio personal y si el proveedor te puede dar una cotización para todos los extras posibles, como cualquier módulo adicional o actualizaciones. De más está decirte que todo debe ir por escrito. Papelito habla.
Así, podrás estar seguro que estás contratando el software ideal que necesita tu compañía y tener eso te ayudará a reducir costos y errores humanos, a ser más eficiente y sobre todo a poder ofrecerle a tus clientes la tranquilidad de que todo lo tienes bajo control.
Por eso, vale la pena tomarse el tiempo para encontrar el correcto. Justo como sucede cuando eliges a un socio.
