Un playbook es similar a un juego de ajedrez. Hay reglas que dictan qué piezas pueden moverse dónde, cuándo pueden moverse, en qué dirección, qué tan lejos, etc.
Cada pieza también tiene su propio papel distintivo que jugar en el tablero de ajedrez y dentro de cada partida. El playbook funciona de la misma manera, detallando un conjunto de reglas que se aplican a los contratos y los idiomas de los contratos.
Toma el lenguaje de un NDA como ejemplo. Muchas empresas tienen su NDA establecido de cierta manera que puede ser unilateral, lo que hace que los clientes retrocedan en el intento de obtener un acuerdo más mutuo. Normalmente, tendría que acudir al equipo legal y pedirles que modifiquen el lenguaje para que se ajuste a las necesidades del cliente.
Sin embargo, con un playbook, ya no es necesario obtener asesoramiento legal para problemas comunes como este. El playbook actúa como un conjunto secundario de cláusulas que se pueden sustituir para reemplazar las cláusulas originales. En el caso del NDA, las cláusulas unilaterales serán reemplazadas por un conjunto preestablecido de cláusulas mutuas.
Esto puede, por supuesto, ampliarse más allá de la confidencialidad para aplicarse a la mayoría, si no a todas, las cláusulas de un contrato, generando un lenguaje alternativo que puede reemplazar rápida y fácilmente el lenguaje actual sin requerir la intervención del equipo legal.
Cómo usar una biblioteca de cláusulas
Tener una biblioteca de cláusulas alternativas para la totalidad del contrato facilita el proceso de negociación de los equipos comerciales al darles herramientas aprobadas por el equipo legal.
Tanto los empleados de compras como los de ventas, a pesar de tener diferentes prioridades, pueden cerrar tratos de manera eficiente y evitar riesgos innecesarios utilizando el libro de jugadas.
Este método es especialmente útil para empresas que no trabajan con seguros, temas sensibles o altos montos de riesgo porque cada contrato individual no necesariamente requiere un examen exhaustivo por parte de un especialista legal.
De esta manera, el playbook puede ayudar a reducir en gran medida los costos al disminuir la necesidad de asesoría legal, que se vuelve costosa muy rápidamente. Y, al simplificar los procesos y acelerar el cierre de negocios, también genera mayores cantidades de ingresos para la empresa.
Consejos para cualquier organización que busca implementar un CLM
Es ideal comenzar a crear su base de datos de contratos desde el principio y nunca dejarlos sin archivar (electrónicamente), especialmente para las pequeñas empresas que recién comienzan.
Hágalo parte de la cultura de su empresa para evitar tener que trabajar hacia atrás cuando llegue el momento de implementar un CLM.
Tener una base de datos de contratos también hace que la creación del playbook de contratos de su empresa sea mucho menos dolorosa porque todos los contratos, datos e información se encuentran en un lugar conveniente para referencia en lugar de estar dispersos en diferentes departamentos.
Una base de datos de contratos activa es un excelente recurso para todas las oficinas de la empresa y le permite asegurarse de que todos tengan acceso a la misma información. De esta manera, puede reducir los problemas de comunicación y concentrarse en asegurarse de cumplir con todo lo que promete su contrato, tanto para su propia empresa como para el cliente.
