Los contratos y los servicios están en todas partes.
El proceso que los rodea debe ser eficiente debido a que los contratos están presentes en casi cada centímetro de una organización.
Todos los miembros de la empresa tocan los contratos, pero no son propiedad de un departamento específico.
Aunque prácticamente todos los demás procesos dentro de una empresa ya pueden estar automatizados, desde los ERP hasta los recursos humanos, el proceso de contratación, que no es el hogar de ningún departamento, a menudo se pasa por alto.
Sin embargo, hay dos razones principales por las que la automatización es tan beneficiosa para los procesos de contratación:
- firmar contratos más rápido, y
- extraer rápidamente la información que necesita en el momento en que la necesita.
Incluso si solo puede implementar un repositorio de contratos al principio, aún comenzará a ver los beneficios de búsquedas más rápidas, seguimiento de aprobaciones y aprenderá cómo hacer que su proceso de contrato sea más eficiente.
El proceso de implementación
Normalmente, se comienza con un producto piloto o mínimo viable (MVP). El objetivo de un MVP es reducir el alcance del sistema, generalmente a solo una plantilla o un departamento, para evaluar qué tan bien se adaptará a las necesidades de una empresa.
De hecho, estas necesidades son las que deben detallarse antes de que el piloto pueda siquiera comenzar.
La organización y el equipo de implementación primero deben llegar a un acuerdo interno sobre los criterios de éxito de la herramienta y lo que se espera que arregle. Sin estos criterios establecidos, será imposible medir el éxito real del software a lo largo del piloto y determinar si se implementará correctamente o no.
El truco: Implementar un piloto
Implementar el piloto rápidamente es imprescindible y qué debe implementarse para usuarios reales que puedan proporcionar comentarios reales.
Fuera de un repositorio de contratos, el MVP generalmente incluirá dos integraciones (inicio de sesión único y firmas electrónicas), una o dos plantillas (NDA y otra que debe usarse durante la duración del piloto) y un grupo limitado de aproximadamente 100 usuarios debidamente capacitados para trabajar con el sistema.
Una vez que concluye el piloto, se enfrenta a dos opciones: profundizar en la funcionalidad extendiendo todo en el mismo departamento y probando nuevamente, o lanzando el MVP en toda la organización.
Esta última es la opción habitual siempre que el piloto se considere exitoso.
