Las empresas que ya tienen digitalizados sus contratos con clientes y proveedores, documentación laboral o actas de entrega de documentos/materiales, por dar algunos ejemplos, tuvieron que pasar por una curva de aprendizaje larga.
La gran mayoría empezó hace apenas 2 años y medio cuando no les quedó de otra con la pandemia. De acuerdo con McKinsey, BCG, KPMG y Bain & Company más del 70% de proyectos de transformación digital fracasan por no contar con un plan de acción eficiente.
Se necesita capacitar a los equipos legales y comerciales desde el punto de vista legal
De esta manera las áreas comerciales también puedan entender cómo verificar cuando un documento digital es válido, saber cómo darles confianza a sus clientes o proveedores por si les da miedo no tener sus documentos en físico.
También, se tiene que capacitar al personal de TI para que tengan bien identificados los procesos que se buscan mejorar. De esta manera puedan estandarizar flujos de trabajo y configurarlos para que se activen de manera automática, incluyendo aprobaciones y cómo almacenar los documentos de manera que estén disponibles con pocos clics.
Te aseguro que cualquier persona quiere tener esto en su organización.
No conozco a nadie que me diga: “me encanta dedicarle horas de mi tiempo a organizar papeles y organizar expedientes.”
Podrías ahorrarte cientos de horas al año de talacha, costos de almacenamiento, tinta de impresoras y papel. Que puedas tener todos tus documentos más importantes bien organizados, que puedas verlos y compartirlos desde tu cel por WhatsApp en segundos.
Desgraciadamente, muchas personas siguen negados a dar este paso.
LA PRINCIPAL BARRERA DE ENTRADA
El miedo a no tener tus documentos en papel porque crees que así son más seguros y solo así valen legalmente es la razón principal de por qué no se usan de manera general.
Las otras razones por las que el 95% de las empresas sigue sin dar el primer paso para digitalizar sus documentos es porque:
• No entienden cómo funcionan y creen que usar una firma electrónica es ponerle copy paste a un dibujo en paint.
• No conocen la regulación y no saben que las firmas electrónicas están en la ley desde hace más de 20 años.
• Creen que los jueces no se las van a aceptar como prueba.
• Porque piensan que sus clientes o proveedores no les va a dar confianza y no les va a dar confianza cambiarse a todo digital.Ya estamos en 2022 y con más de 2 años en medio de una pandemia revolucionó el trabajo remoto. A estas alturas cualquiera tiene un celular con WhatsApp.
Llevo 4 años ayudando empresas de 3 personas hasta corporativos globales a cambiarles el chip y a coordinar sus equipos legales, comerciales y de IT a implementar estas plataformas de una forma eficiente.
Aquí te digo cómo hacerlo paso a paso:
Paso 1: Necesitas entender cómo funcionan
Si nunca has visto un documento firmado electrónicamente, pues va a estar cabrón que sepas cómo revisar quién lo firmó o si es válido.
Lo que hago siempre en webinars es compartirles esta liga para que puedan abrir este pagaré desde su computadora o desde el celular. Luego les pido que le den clic a las firmas y ahí pueden verificar quién lo firmó y qué tipo de firma es.
Con hacerlo una sola vez tienen suficiente para enteder cómo funcionan y así cuando les llega uno nuevo, ya saben dónde hacerle clic para revisar si les sirve.
Nota: Escanea el código QR en la foto de arriba.
Paso 2: Conocer su regulación
La gran mayoría de los países adoptaron la Ley Modelo de Firmas Electrónicas a principios del 2000 para poder regular el comercio electrónico.
Puedes revisar la regulación de varios países y te vas a dar cuenta que casi todos hicieron un copy paste de la Ley Modelo para incluir la definición de firmas electrónicas y cuáles son los requisitos que necesitan cumplir para poder ser válidos legalmente. En resumen, estos requisitos son cómo verificas quién firmó el documento y cómo sabes que no le hicieron ningún cambio después de haberlo firmado.
Paso 3: Implementar una plataforma
Ya que tengas todo bien organizado, entonces va a ser mucho más fácil implementar tu primer plataforma de firma electrónica o un gestor de contrartos.
Lo siguiente que necesitas hacer es asesorarte en cómo preparar los manuales y capacitaciones a los equipos usuarios y tengan claros todos los procesos que se van a estandarizar.
Esto te va a ayudar un montón con los equipos de implementación a configurar los flujos de forma automática, incluyendo aprobaciones y cómo se deben de guardar los documentos originales de manera que estén disponibles con pocos clics.
La forma más fácil de dar el primer paso es preguntarle a personas que ya pasaron por este proceso y donde puedan resolverte tus dudas.
Este es el objetivo detrás de haber creado RDF Circle. Creamos un espacio en línea para ayudar a que los departamentos legales presten servicios a sus clientes de manera más eficaz mediante la implementación de firmas electrónicas.
El RDF Circle es una red internacional para que individuos de todo el ecosistema legal aprendan, se conecten y crezcan sus carreras entre los mejores talentos de organizaciones líderes.
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