Usa la tecnología a tu favor

Déjame empiezo con algo que te va a recordar las primeras clases de la carrera:

Los convenios que producen o transfieren las obligaciones y derechos, toman el nombre de contratos.

– Artículo 1793 del Código Civil para el Distrito Federal:

Pero sin términos jurídicos ¿qué significa realmente esta oración que te hicieron repetir tus profesores durante años?

Imagínate la oficina de la sucursal de una empresa suiza en Polanco.

La operación de cada una de las áreas que están en el organigrama es diferente y todas necesitan de contratos cuando van a entrar en operación con alguna empresa externa.

 

El organigrama de Tapachula, S.A. de C.V.

Esos contratos deben de contener todos los derechos y obligaciones de la empresa suiza con cada uno de sus clientes o proveedores.

Si tu ves un contrato, a simple vista distingues una lista de párrafos que contienen descripciones muy técnicas de acuerdo al objetivo de cada cláusula:

Cada una de esas cláusulas tuvieron que haber sido pensadas para describir cómo y cuándo se van a llevar a cabo todas las actividades de ese deal que cerraste con tu cliente o con tu proveedor.

Se dedicaron horas y horas para llegar a un punto para que cada parte estuviera de acuerdo y pudieran empezar a trabajar. Pero no siempre tiene que ser así…

El intercambio de valores entre las partes

Acabo de leer un artículo de Spend Matters sobre esta nueva onda de CCLM (Contract and Commercial Lifecycle Management) muy cabrón.

La idea fundamental es que los contratos constituyen el sistema central de registro de operaciones comerciales de cualquier actividad que genere valor a una empresa – no sólo de actividades legales.

El resultado es una nueva forma de orquestar mejores prácticas comerciales, combinando una gestión avanzada de contratos y herramientas digitales para conducir la creación de valor de toda la empresa.

Incluso, Pablo Cilotta, Senior Director del IACCM, es muy claro cuando comenta que nuestro entorno ha cambiado. Hoy negociamos diferentes modalidades contractuales a las que recurríamos 25 años atrás.

Pero, ¿cómo aterrizar esta nueva visión? Suena muy padre esta idea de que la operación de una empresa utilice a los contratos como el centro de mando. Pero la realidad es que hoy en día estos documentos están guardado en archiveros junto con otros miles de papeles.

La verdadera transformación digital

Los abogados nos hemos convertido en el cuello de botella de cualquier transacción, porque la gran mayoría seguimos trabajando a la antigüita.

Revisando las cosas con papel y pluma.Sigue siendo un trabajo muy ‘artesanal.’

Todas las solicitudes al departamento jurídico siguen siendo por escrito, en documentos en Word que se mandan por correo. Si trabajan en la nube como repositorio central de toda la información, ya tienen un sistema avanzado.

¿Cómo quieren que su equipo legal trabaje mejor si siguen trabajando con herramientas de Windows 95 mientras que todas las demás áreas tienen softwares de miles de dólares?

Las tecnologías que reinarán en 2023 (o antes)

Los abogados somos muy escépticos a la idea de automatizar el trabajo porque para nosotros todos los contratos tienen que adaptarse para cada circunstancia (a menos que tengas contratos estándar y no les muevas nada). Esto es cierto.

Un buen abogado debe de entender las relaciones comerciales a la perfección para poder redactar un contrato que proteja los intereses de sus representados.

Sin embargo, hay muchas tareas repetitivas que pueden automatizarse. Tampoco es cierto que todos los contratos se escriben desde cero. ¿Qué pasa en una empresa?

Escribir o negociar un contrato pasa por diferentes procesos que involucran muchas áreas de una empresa. Y llegar a la firma del contrato, todavía requiere más.

Cuando por fin se llega a firmar un contrato, cada una de las partes se queda con una copia y se guarda dentro de un folder con el nombre del cliente en un archivero.

Y luego ese contrato se deja de ver hasta que quieren revisar algún número o hubo un problema con alguna entrega.

Son instrumentos que únicamente se utilizan para medir el riesgo cuando
hay un pedo.

Fuera de eso, no los vuelven a ver. Y aunque pueda parecer lógico, muchas compañías no han definido apropiadamente el proceso que debe llevar cada contrato, desde su solicitud hasta su término y por eso, la pérdida o “dispersión de contratos” es un dolor común en las empresas.

Un contrato gestionado de forma óptima y eficiente reduce costos, ahorra tiempo y facilita la relación comercial dentro y fuera de la organización, en cambio, una mala gestión del ciclo de vida de un contrato puede costarle a una compañía el 9.2% de sus ingresos anuales. Nadie quiere eso.

Aquí es en donde una solución tecnológica para la gestión del CCLM se vuelve una herramienta clave para automatizar el proceso de creación, ejecución y manejo de este importante activo para tu empresa.

“La figura y la intervención del Contract Manager se ocupa precisamente de ello: monitorear, evaluar, cotejar, resolver los problemas a lo largo dela relación contractual, hasta su total terminación”, insiste Pablo Cilotta de la IACCM.

Etapa 1 – Solicitud del contrato

Problema: El que hace la solicitud no es abogadoImagínate que estás en BBVA. Un banco muy chingón, enorme, y que su área de compras necesita comprar un montón de monitores porque se los va a cambiar a todo su personal.

Esta área tiene que enviar una solicitud que contenga la información que necesitan sus abogados para prepararles su contrato de compraventa.

En muchas ocasiones, los de jurídico regresan las solicitudes porque vienen mal llenadas o no entendieron algo que es normal.

Los de compras no son abogados y luego es fácil malinterpretar términos jurídicos (inclusive para los abogados).

La tarea de corregir y obtener los datos faltantes genera un ir y venir del contrato que concluye en sobrecostos de tiempo y de recursos.

De acuerdo a una encuesta elaborada por Blickstein Group, arreglar un contrato que viene mal cuesta hasta el 13% más del tiempo.

En cambio, con un software para la administración del ciclo de vida de los contratos se logra centralizar y estandarizar todas esas solicitudes logrando así formalizar el proceso.

Etapa 2 – Revisión del contrato

Problema: Hacerlo manual aumenta el riesgo de error

Una encuesta reciente encontró que el 71.9% de las empresas aún administra y revisa sus contratos manualmente. Y yo añadiría, que siguen utilizando las mismas herramientas de Windows 95.

Pero, todos sabemos que ahorrar tiempo es ganar dinero.

Y la única respuesta confiable para conseguir eso en esta etapa del CCLM es con un software que agilice y reduzca los riesgos del proceso de revisión.

Así, nada queda al azar, porque además, las empresas dejan de percibir un 4% en ingresos anuales por no cerrar a tiempo nuevos contratos con clientes.

Etapa 3 – Negociación de contratos

Problema: Una negociación larga, pierde dinero

De acuerdo con información de la IACCM, las empresas pierden cada año el equivalente al 4% de su facturación debido a las negociaciones de contratos que se prolongan en exceso.

Las causas más comunes para que una negociación se extienda más de lo necesario es la falta de tecnología adecuada para la administración delos contratos.

Existen muchas tareas administrativas y ‘burocráticas’ que atrasan las negociaciones y que bien podrían automatizarse. Un ejemplo muy claro son los flujos de aprobaciones.

En caso de que no se encuentre el gerente del área que necesita aprobar un presupuesto o una cláusula de un contrato, todo el proceso se atrasa.

Este tipo de problemas retrasa el 40 % de los acuerdos empresariales, porcentaje que llega al 70 % en el caso de las negociaciones de alto valor estratégico.

 

Y todos sabemos que entre más tiempo usemos en una negociación más dinero perdemos, pero lo más importante es que se daña la imagen de la firma y crece la tensión entre la empresa y nuestros clientes.

Etapa 4 – Monitoreo del contrato

Problema: Requiere mucha atención a los pequeños detalles

Una vez que se firma el contrato es cuando comienza el verdadero intercambio de valores entre las partes. Y es que es ahí en donde pueden surgir toda clase imprevistos.

Existen garantías, pólizas de seguro, reportes, facturación, pagos y muchas otras actividades que requieren de un control y una buena administración.

Según la IACCM, solo un 44% de las empresas cuentan con algún tipo de sistema que les alerte de las fechas e hitos clave de sus contratos.

El problema es que estos olvidos pueden generar un gran dolor de cabeza para el equipo encargado de los contratos, al equipo legal y también a otros miembros de la organización, como por ejemplo el área financiera o área comercial, por decir algunas.

Sin embargo, errores como este pueden evitarse fácilmente con un sistema que automatice estos procesos.

Aunque el ciclo de vida de un contrato tiene 6 etapas más, si logramos optimizar esas primeras 4 con un software que nos ayude a eliminar problemas, podremos alcanzar hasta 9.2% más de ingresos al año, pues esa es la cantidad que las empresas dejan de percibir debido a una deficiente administración de sus contratos, según la IACCM.

¿Y a quién no le gusta ganar más?

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