Cómo gestionar contratos sin morir en el intento

Chrissie Melton es administradora de contratos en H.D. Smith, una empresa que desde 1954 ha construido una excelente reputación en cuanto a soluciones para manufactureros y proveedores del cuidado de la salud.

Durante años, los clientes de H. D. Smith – que incluyen vendedores de menudeo, farmacias de especialidad y clínicas– estuvieron bajo control. 

Pero la empresa creció y creció hasta que llegó un punto en el que el trabajo de Chrissie de gestionar los contratos de los proveedores se volvió una tarea prácticamente imposible.

Todos los días cumplir con su labor era como entrar a un laberinto. Miles de contratos metidos en ese laberinto en el que las manos dejaron de ser suficientes.

Los contratos se atrasaban o se perdían. No había seguimiento ni informes ni estado ni métricas. En pocas palabras, todo era un desastre. Se habían quedado obsoletos y eso ya no era sostenible.

“No había un flujo de trabajo o características de rastreo, por eso, los contratos a menudo se atrasaban y cuando estaban aprobados y finalmente se ingresaban al sistema, eran difíciles de encontrar”, recuerda Chrissie.

Llegó el tiempo de cambiar

Fue entonces que en H.D. Smith se dieron cuenta de que el tiempo del cambio había llegado. 

Entendieron que necesitaban optimizar sus procesos para mejorar sus tiempos, pero sobre todo, para mantener esa excelente reputación que tantos años les había costado conseguir.

Ahora el reto era encontrar un nuevo sistema de manejos de contratos que fuera eficiente, pero que también fuera redituable.

“Estábamos buscando un sistema con un ciclo de vida completo para el manejo de contratos”, detalla Chrissie. “Además, nuestros contratos no son los típicos contratos. Necesitábamos un sistema que pudiera personalizarse para que encajara, pero el costo también era importante”.

En H.D. Smith probaron de todo. iContracts, CobbleStone Systems, CLM Matrix, Novatus, Revitas, Contract Logix y Ariba, pero ninguno cumplía con sus necesidades.

Pero un día, todo cambió

“Después de muchas entrevistas por teléfono y demos de todas las compañías evaluadas. Agiloft era el único sistema en el que se sentían confiados de que cumpliría con todos sus requisitos”, reconoce Chrissie.

Greg Myers, Gestor de Proyectos para Agiloft a cargo de la implementación se reunió con Chrissie y evaluaron punto por punto cada una de las necesidades de H.D. Smith.

“Me reuní con cada grupo y les pregunté: ¿cuáles son los campos que quisieran ver, que tipo de datos quisieran obtener y  por qué quisieran obtenerlos?”.

Con esa lista en mano Greg se puso a trabajar y una vez que el software personalizado estuvo listo él mismo lideró el primer seminario de entrenamiento para explicarles a todos cómo debían usar el nuevo sistema.

“Antes, nos metíamos en situaciones difíciles, como ingresar contratos sin haber recibido retroalimentación por parte de los revisores funcionales del área y estábamos a la expectativa de algo que no esperábamos o no teníamos capacidad de soporte. Agiloft elimina la mayoría de esos problemas”, asegura.

Ahora, todas las unidades de trabajo y áreas funcionales de H.D. Smith emplean Agiloft y el laberinto de Chrissie se convirtió en un hermoso camino de eficiencia y Chrissie no podría estar más feliz.

Por eso, cuando se le pregunta qué le diría a otras compañías que buscan un software para el manejo de contratos no titubea:

“Definitivamente recomendaría Agiloft”, responde con una enorme sonrisa.

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