Conferencia Proptech LATAM: Automation is Key

Le cuesta 9.2% de sus ingresos anuales a cualquier empresa una mala administración de contratos, de acuerdo con un estudio de la IACCM.

Los abogados continuamos siendo el cuello de botella de cualquier transacción y esto es de esperarse si seguimos usando los mismos programas que en Windows 95.

Es muy difícil mantenerse a la misma velocidad que el resto de las áreas de una empresa que si tienen softwares configurados a sus necesidades.

 Todo es con correo electrónico, llenando formatitos y no hay manera de saber quién está trabajando en qué cosa.

El 71% de las empresas sigue revisando sus contratos de manera manual.

Estandarización de procesos internos

Durante los últimos 25 años, los ERP (Enterprise Resource Planning) han sido clave para la transformación de negocios.

Empresas como SAP, Oracle y Microsoft han impulsado la eficiencia a través de altos niveles de estandarización.

Las empresas comenzaron a ver los ahorros y esto condujo a la eliminación a gran escala de personal, especialmente en tareas administrativas.

 Sin embargo, cuando se trata de gestionar relaciones externas, los ERP tienden a convertirse en una restricción.

Los ERP están diseñados para optimizar las operaciones internas y dado que cada organización tiene su propio sistema, nos enfrentamos a la pregunta “¿Qué sucede cuando mi ERP tiene que comunicarse con su ERP?”

La respuesta es: no se comunican, compiten.

Everything as a service economy

En mundo everything as a service economy como es hoy en día,  la gestión de las relaciones externas es lo que necesita mayor atención.

Así sea que estés del lado del comprador o del vendedor, al final siempre hay un flujo de servicios y las empresas están gastando dinero en esos servicios. Hay comercio. Hay una generación de valor.

Ponte a pensar en la operación de una inmobiliaria, por ejemplo, en un nuevo desarrollo. Toda su operación depende de las relaciones comerciales con las personas que le ayudaron a encontrar un terreno, mano de obra, diseño, marketing, ventas, mantenimientos, capacitación de personal.

Tienen que ser muy buenos manejando estos servicios para ser más eficientes.

Y no hay lugar más detallado donde se explican estás relaciones comerciales que en los contratos. Ahí es donde se pone todo: descripción de los servicios, precios, cuándo se paga, vigencia, seguros, fianzas. Todo.

Esto es lo que hace un Contract and Commercial Lifecycle Manager (CCLM).

Es una nueva metodología que utiliza a los contratos como instrumentos de generación de valor y no solo como un gestor de riesgos.

Proporcionan un marco para que las empresas operen y escalen mejor utilizando a los contratos como el núcleo que enlaza todas las áreas de la empresa.

La ejecución de cada una de las cláusulas de un contrato depende de las diferentes áreas dentro de una empresa, no solo del área legal.

La cláusula de pagos depende del área de compras y contabilidad. Los seguros dependen de riesgos. Otras cláusulas deben ser operadas por el área de cumplimiento, ventas, IT, por mencionar algunos.

Esto es justamente lo que hacen programas como Agiloft.

Estos son los cambios más importantes que van a suceder en los próximos años sobre como utilizamos a los contratos según la IACCM:

1. From documents to data. La visión tradicional de los contratos como “documentos” está dando paso rápidamente a la apreciación de que en realidad son una fuente crítica de “datos”, tanto a nivel transaccional como de cartera.

2. From Risk transfer to Economic value. Los enfoques tradicionales de contratación y negociación se centran en los contratos como mecanismos de transferencia de riesgos.

Durante la próxima década, a medida que la investigación y el análisis nos ayuden a comprender mejor el equilibrio entre riesgo y oportunidad, seremos testigos de un cambio a los contratos que se convierten en instrumentos de valor económico.

3. CCLM: From boundaries to pathways. Los contratos actuales tienden a establecer límites, a menudo influenciados por un enfoque que busca imponer responsabilidades y establecer protecciones para cuando las cosas van mal.

En nuestra nueva era de flujos de datos cada vez más abiertos y transparentes, los contratos establecerán vías a través de relaciones mejor estructuradas y más formales que ponen mayor énfasis en crear las condiciones para el éxito de una empresa.

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