Interview with Christian Thun – The Future of AI in Contract Management

La importancia del contract management 

Posibilitar negocios

Tener escalabilidad

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Es importante por por dos grandes razones:

1. Un proceso de content management bien definido puede acelerar negocios y facilitar negocios y un proceso que no está bien definido va a enlentecer negocios o imposibilitar negocios.
2. Si quieres escalar y crecer como empresa y no tienes bien definidos esos procesos, al final los costos son inmensos y puede hacer caer tu negocio.

*Cuando las compras no funcionan bien, pueden hacer caer las ventas.

Sin un contract management la empresa no escala

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Yo entiendo que cuando una empresa está arrancando hay un millón de prioridades que pueden estar en conflicto entre sí mismo y el CEO tiene que tomar decisiones y está perfecto.

• Y está perfecto que quizás al principio las cosas se hagan más simples como bajar un contrato online

Pero vuelvo al tema de la parte de las dos razones por las cuales es importante el contract management, que es posibilitar negocios y permitir escalabilidad, es entender eso. No va a escalar la empresa, no poder escalar la empresa si no soluciona este tema y los dolores de cabeza que va a tener son enormes desde todo punto de vista.

• Perder clientes
• Que no funcione como debe funcionar

Los siguientes pasos

• Invertir en equipo, en gente que tenga una visión holística de cómo debería ser un proceso de contratación
• No basta con contratar a un Junior
• Debe entender procesos, definir quién hace qué y por qué 
• Qué sistema se va a utilizar, qué se mide y por qué importa medir eso

La definición de procesos

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No hay que hacer un manual de 200 páginas para definir el proceso 

• Empezar con las básicas:

-Un mapa de flujo de proceso
-El equipo legal diseña el contrato 
-El equipo de ventas levanta ese contrato e involucra al equipo de legales y de contract managements 
-Luego eso pasa para la firma 

-El contrato se guarda en tal lado

-Lo aprueba tal

Los indicadores de procesos

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¿Qué cosas voy a medir?

• Cuánto tiempo me lleva hacer los contratos
• Cuántas disputas tengo
• Cuántas veces los contratos salen de acuerdo a los templates

Los playbook

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Puede ser, que  yo arranco con todo el poder y los playbook los tenga totalmente definido se paso número uno.

Pero para mí está bueno valerse un poco de experiencia propia, de lecciones aprendidas de la empresa, para que esos playbook realmente tengan valor.

• En los primeros meses de vida de este equipo de contract management ya sucedió todo este tipo de cosas que estaba diciendo.

¿Qué son?

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Es una guía explicativa del contrato que generalmente se hace para los contratos que yo ya sé que son los que más negocio, entonces se van a repetir la mayor cantidad de veces.

*20% de mis templates se repitan 80% de las veces 

¿Qué explica?

• Cláusula por cláusula el contenido de cada una
• Qué significan
• Por qué importa, por qué le importa el negocio 
• Cómo explicarle al negocio porque importa 
• Que me puede pedir la otra parte con respecto a esta cláusula
• Cómo reaccionar a esa petición
• Hasta dónde ir 
• Cómo manejar excepciones 

*El playbook tiene que ser el manual más vivo, constantemente en revisión

Las funciones más odiadas dentro de una empresa

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• Recursos Humanos
• La gente de contratos