Existen varias plataformas de firma electrónica en el mercado y cada una tiene su propia forma de cumplir con todos los requisitos legales.
Nosotros te vamos a enseñar como cumples con estos requisitos utilizando Firmamex, pero es muy seguro que estos mismos pasos te ayuden para cualquier otra aplicación. Aquí el chiste es entender cuáles son los elementos técnicos y que tu mismo lo puedas hacer por tu cuenta.
Una vez que te sientas cómodo explorando archivos con firmas electrónicas, te vas a dar cuenta que es lo mismo que abrir cualquier documento en PDF.
A lo largo de este artículo te voy a compartir ligas para que puedas entrar a la plataforma y ver los documentos desde tu explorador (de preferencia Chrome o Firefox). Ahí también vas a poder descargarlos para que los veas en Adobe Acrobat Reader.
Quiero que veas cómo cumples con los requisitos de validez que yo los divido en dos: (1) cómo checas quién firmó el documento, y (2) cómo verificar que cumple con la NOM151.
Al verificar esta información vas a estar seguro de quién firmó el documento y que no le hicieron cambios después de haberlo firmado.
——– ALTO AQUÍ ——–
Antes de empezar con el proceso de verificación usando Firmamex, primero necesitas abrir esta liga para que puedas ver el documento firmado electrónicamente y para que también lo descargues y puedas ver el PDF en tu computadora.
OJO: La versión móvil de Adobe Acrobat no te permite verificar las firmas ni tampoco cuando lo abres en el explorador. Lo tienes que hacer en Adobe.
VER DOCUMENTO EN FIRMAMEX
Cuando abras el link, solo tienes que descargar el documento PDF donde dice «Versión Universal» haciendo clic en la flecha que está en la esquina superior derecha, como se muestra en la siguiente imagen:
¿Cómo es el proceso de firma?
Firmamex utiliza el algoritmo RSA que te asegura tu control exclusivo de tus claves y, todos los cálculos matemáticos que involucran a tu firma se realizan en tu dispositivo, y siempre mantendrás control exclusivo de tus claves.
Piensa cuando firmas en documento en papel, tu contraparte te pide tu credencial del INE para verificar tu identidad y ver si tu firma se parece a la que tienes en tu credencial.
En Firmamex se utilizan los siguientes medios de identidad:
- Con tu firma electrónica avanzada del SAT.
- Por tu correo electrónico.
- Por tu número de celular.
La primera es mejor conocida como firma con tu FIEL y las últimas se pueden considerar como firmas electrónicas simples.
Las firmas electrónicas avanzadas tienen la ventaja de tener una presunción de validez. Las firmas simples no. Sin embargo, no siempre se tiene la FIEL a la mano y resultaría más fácil hacerlo directamente desde un correo o por un mensaje de SMS que llega a tu celular.
Cualquiera de estos medios son válidos y tu decides cuál utilizar, dependiendo del nivel de seguridad que necesites.
El proceso de firma del documento es muy estándar en la industria. Arrastras el PDF a firmar en la web app haciendo drag&drop y después escoges el método de identificación. Para este ejemplo. Lo voy a hacer primero con correo electrónico:
1. Firma vinculada a correo electrónico
Una vez que hayas escogido el tipo de identificación, necesitas incluir el correo del firmante para que les llegue un liga para poder entrar al documento y firmarlo.
Cuando hayan firmado todas las partes, recibes otra notificación con una liga para que puedas ver el documento en la aplicación y también el archivo firmado en PDF.
Si abres el archivo desde la plataforma, es más fácil que puedas revisar todos los certificados. Solo necesitas hacer clic en cada firma.
2. Firma vinculada a número celular
El proceso es idéntico que el de correo electrónico, lo único que cambia es que la liga para entrar a la plataforma te llega a tu celular y desde ahí puedes firmar el documento.
Ya que todas las partes lo hayan firmado, puedes usar la misma liga para descargar el documento. Puedes ver este ejemplo haciendo clic aquí.
Cuando abres el documento el Adobe Acrobat Reader, también puedes verificar el número de celular haciendo clic en la firma y después en Propiedades de la Firma.
3. Firma electrónica avanzada del SAT.
Esta es la famosa firma con tu FIEL del SAT. Aunque ya tiene otro nombre, en la práctica todavía se le sigue llamando FIEL, entonces vamos a seguir en esa línea.
Para poder firmar con la FIEL tenemos que seguir el mismo proceso que ya hicimos en los dos ejemplos anteriores, solo que aquí es necesario incluir el RFC y el correo de la persona que va a firmar.
Te va a llegar el correo con la misma liga para firmar y al entrar a la plataforma se te solicitará incluir tus claves de firma y tu contraseña.
¿Cómo verificar que el documento cumple con la NOM 151?
Esto es igual de fácil que verificar la información de los firmantes.
Lo único que tienes que hacer es ir al final del documento y hacer clic donde está la imagen que dice NOM151 -> Propiedades de la Firma.
Aquí podrás ver en la sección de «Reason» que el sello de tiempo (Estampilla) fue emitida por Cecoban PSC.
Y listo, es todo lo que necesitas hacer para poder verificar que un documento firmado electrónicamente cumple con los requisitos de validez.
Ahora, te voy a preguntar algo…
Si ya sabemos que los documentos firmados de forma electrónica son mucho más seguros, rápidos, y baratos que tenerlos en papel, entonces…
¿Por qué seguimos teniéndole miedo a las firmas electrónicas?
Los principales obstáculos de las firmas electrónicas son la falta de difusión de sus ventajas, la incomprensión sobre cómo funciona y el desconocimiento de la legislación vigente.
Aun cuando los documentos con firma electrónica son más seguros que los firmados en papel, más baratos y mucho más rápidos en su procesamiento, falta mucha capacitación a los equipo legales que son quienes impiden su adopción.
Junté todas las respuestas a estas preguntas en nuestro Manual de Firmas Electrónicas y este documento les ha ahorrado muchas horas de investigación a nuestros clientes para poder quitarse este miedo y poder tomar el paso de implementar un proyecto de transformación digital.
Aquí les dejo la liga para que puedan descargar la versión más actualizada de nuestro Manual:
DESCARGA EL MANUAL DE FIRMAS ELECTRÓNICAS
DISCLAIMER
* * *
Estamos a tus órdenes para cualquier duda o aclaración que sea necesaria en relación con lo anterior.
RESERVAS Y CALIFICACIONES
Les recordamos que no somos un despacho de abogados. No asumimos ninguna responsabilidad de verificar la adecuación y la autenticidad de dicha información o llevar a cabo investigaciones y consultas adicionales con relación a cuestiones pertinentes al desempeño de sus servicios.
El contenido del presente documento debe ser considerado como informativo, pero de ninguna forma como una opinión para llevar a cabo o dejar de llevar a cabo cualquier transacción relacionada con el contenido de este Memorándum.
Este documento se basa en las leyes mexicanas vigentes al momento de la emisión; cualquier reforma a las leyes tendrá como consecuencia la necesidad de una revisión y actualización del presente.
El presente documento no es vinculante para las autoridades judiciales o administrativas en México, así como para los Tribunales correspondientes, por lo cual, no hay ninguna garantía de que las autoridades mexicanas podrían diferir de los criterios aquí expuestos.
