3 Ventajas de utilizar Firmas Electrónicas en tu Empresa

Imagínate tener que redactar un contrato con máquina de escribir en estos tiempos cuando existen computadoras que te ayudan a trabajar mucho más rápido. Ahora imagínate que necesitas enviar un documento para revisión por un abogado en otro país y te solicitan que lo mandes por fax. Si me lo pidieran a mi, pensaría que es una estupidez y les pediría enviarlo por correo electrónico y en formato PDF. Les llegaría en un instante y sin necesidad de salir de mi oficina.

Lo mismo pienso cuando me solicitan que se mande un contrato firmado en una hoja de papel y enviarlo por mensajería. Parece increíble que existiendo herramientas en el mercado que pueden ayudarnos a ser mucho más eficientes, no sean utilizadas por miedo a cambiar la forma de operar de las empresas. La razón principal de este miedo es que se tiene esta idea que los contratos firmados de manera electrónica no son válidos en México.

 

¿Por qué no se utilizan las firmas electrónicas?

En el último año he escuchado este argumento, inclusive por parte de abogados que trabajan en despachos reconocidos en México. En una ocasión, tuve una llamada con un socio (no voy a decir quien) para platicarle sobre una plataforma para que pudiera llevar un mejor control de los contratos de sus clientes. Cuando le platiqué sobre las ventajas y que con este software podía firmar de manera electrónica, su respuesta fue: “Eso no sirve en México. Es más, nunca se lo recomendaría a mis clientes.” Lo que me ha quedado claro es la falta de información que existe al público y la falta de interés de muchos abogados de adoptar nuevas tecnologías en su trabajo.

 

Ventajas de firmar electrónicamente

No me voy a meter a platicar sobre el fundamento legal de las firmas electrónicas en México, porque es un tema que he abordado en otras publicaciones como esta. En cambio, voy a platicarte sobre las ventajas de operar de manera digital y que las empresas deben de valorar si quieren mantenerse competitivos en el mercado.

 

1. Es mucho más rápido firmar de manera electrónica

Si necesitas firmar un contrato con alguien que se encuentra ubicado en otra ciudad, es necesario imprimir el documento, firmarlo e ir a la oficina más cercana de tu mensajería de confianza para poder enviar dos copias firmadas al domicilio de tu contraparte. Si decides enviarlo por paquetería normal, te puedes tardar entre 2-3 días hábiles para que se entregue el documento. Una vez que tu contraparte lo recibe, firma ambas copias y envía una a tu oficina para poderse quedar con una copia en original y tu puedas quedarte con la otra.

Si bien te va, este proceso te puede tomar una semana.

Por el contrario, si decides utilizar firmas electrónicas en este mismo documento, existen herramientas que se encargan de enviarlo para que lo firmes con cualquier smartphone. Recibes el documento, ya sea a través de una plataforma o por correo electrónico, las partes firman respectivamente y ¡listo! Ambas partes puede tener el documento firmado en menos de 1 hora.

 

2. Puedes firmar documentos en cualquier lugar

Como abogado corporativo, seguramente has tenido que celebrar un acta de asamblea para llevar a cabo algún tipo de operación, por ejemplo, otorgar poderes. Para que el notario pueda protocolizar el acta de asamblea, es necesario contar con los proxies firmados y en original. Sin embargo, es muy común que los accionistas o sus representantes no se encuentren disponibles o se encuentran en otro país.

Para poder contar con los proxies firmados en original, el proceso es exactamente el mismo que en el ejemplo anterior. Se manda un documento de manera digital, se imprime y después es necesario enviarlos por mensajería a las oficinas de los abogados en México para que puedan mandárselo al notario y protocolizar el acta de asamblea.

Si los abogados de estos accionistas decidieran utilizar firmas electrónicas, el accionista podría firmar los proxies en cualquier lugar con conexión a internet y enviarlos firmados en ese mismo instante. No habría retrasos en cierres porque no pueden localizar al accionista o su representante legal.

 

3. Es más seguro que firmar en papel

Existen miles de casos de falsificación de firmas en México todos los años. Por muy complicada que sea tu firma, siempre va a haber un vivo lo suficientemente hábil para hacerla igualita. Es cierto que existen expertos en grafoscopía para determinar si la firma es falsa o no. Sin embargo, para determinar esto, los peritos toman como base elementos como fuerza aplicada al momento de firmar el documento, curvas, etc. Al final de cuentas, muchos casos se deciden por dictamen de un tercero en discordia porque los peritos de las partes llegan a conclusiones diferentes.

En caso de utilizar firmas electrónicas, el documento digital se vuelve inteligente ya que captura mucha más información que un simple garabato. Existen herramientas de firmas electrónicas que capturan elementos como: fecha de firma, ubicación geográfica, IP, correo electrónico al cual se envió el documento, sistema operativo del dispositivo con el que se firmó, entre muchos.

Cuando un documento es firmado de manera electrónica, cuentas con mayores elementos que te ayudan a comprobar quién firmó el documento y determinar de manera clara si la firma es falsa o no.

 

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